Warum eine To-Do Liste nicht funktioniert

Gehörst du auch zu der Sorte Mensch, die sich brav eine To-Do Liste angefertigt hat, um endlich mehr Überblick über die Flut an Aufgaben und Terminen zu haben?

Hast du eventuell auch schon festgestellt, daß auf der Liste zwar Dinge stehen, du aber trotzdem nicht die richtigen Sachen zur richtigen Zeit machst?

Warum mich das gar nicht wundert, warum eine To-Do Liste nicht funktioniert und was meine Meinung zu To-Do Listen ist, verrate ich dir im folgenden Artikel.

Gerade wenn es stressig wird, versagt die To-Do Liste

Je mehr ich mich an Smartphones gewöhnt hatte, desto mehr fing ich an, meine Notiz-App regelrecht zu vergewaltigen.

Einkäufe, Termine, Aufgaben, einfach alles wurde brav untereinander aufgeschrieben. "Damit ich ja alles schön an einem Ort und im Blick habe" (Achtung: Irrglaube).

Das Problem an der ganzen Geschichte: Wie hätte ich das alles auch nur annähernd filtern sollen? Was ist gerade wichtig? Was ist dringend? Vor allem wenn es schnell gehen musste oder ich zufällig Zeit für Ungeplantes übrig hatte, hab ich mich in dem Wust an Einträgen verloren. Keine Chance, daß mir meine To-Do Liste so irgendwie nützlich gewesen wäre.

Ich geb’s ja zu, wenn nicht viel anfällt und man eher ruhige Tage verbringen kann, dann mag das auch irgendwie funktionieren. Wehe aber dich überrollt gerade eine Stress-Hochphase.

1000 Dinge, am Besten alle zur selben Zeit zu erledigen und du versuchst irgendwie, das Desaster zu verhindern.

Ich stecke momentan wieder tief in einer dieser „Hochphasen“ (was wahrscheinlich auch der Grund ist, warum ich das hier für euch schreibe).

Gerade eben habe ich das Projekt „Pflegeurlaub für Demenzpatienten und deren Angehörige“ offiziell gestartet und meine Frau steckt knietief in Ihrer Kurberatung.

Die 3-jährige redet nur von ihren Superkräften und ihren Superheldenkumpels (während sie gefühlte 24 Stunden durchgehend powert) und das 2 Monate alte Baby hat herausgefunden, daß man neben schlafen und kack.. auch noch sehr gut und sehr laut schreien/ (singen?) kann.

Beste Voraussetzungen also, um sich entweder schreiend/ heulend in ein Loch zu verkriechen oder aber sein eigenes Alltags-Management-System auf die Probe zu stellen.

Eines vorweg:

Benutze ich nach wie vor mein Handy, um alles zu organisieren? Aber sicher doch.

Nutze ich immer noch eine To-Do Liste? Nein. NEIN. Doppel-Nein! Ich glaube meine Notizapp würde einfach explodieren (und mit ihr mein Kopf).

Aber was ist nun verkehrt an einer To-Do Liste?

Anstatt uns einen Überblick über unsere Aufgaben zu geben, uns zu zeigen was wichtig und/ oder dringend ist und uns dabei helfen, für die Zukunft zu planen, ist die Liste in vielen Fällen nur eines:

Eine große Müllhalde, in der all die wichtigen Aufgaben unter einem Berg aus Notizen begraben werden.

Kennt ihr das? Mehr als die Hälfte aller Aufgaben darauf wird nie erledigt. Irgendwann löscht man einiges davon auch, weil man sich gar nicht mehr daran erinnern kann, warum man es eigentlich aufgeschrieben hat.

Außerdem, je mehr man unten der Liste hinzufügt, desto geringer ist ohnehin die Wahrscheinlichkeit, daß man jemals nochmal (genauer) oben nachsieht.

Aber zurück zur Frage: Was ist der Grund warum eine To-Do Liste nicht funktioniert?

To-Do Listen verführen dazu, schnell zu erledigende Dinge zu fokussieren

Vor allem wenn wir ohnehin durch den Tag hetzen und den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen, schnappen wir uns gerne genau die Aufgaben, welche wir schnell abhaken können.

Schließlich gibt es ja so viel zu tun. Und je mehr wir in kurzer Zeit erledigen können, desto besser.

Ich weiß: Nicht alles, was schnell erledigt werden kann, muss zwangsweise auch unwichtig sein.

In der Regel schnappen wir uns aber leider genau solche Sachen, die zwar irgendwie erledigt werden müssen und uns auch ein gutes Gefühl vermitteln wenn wir sie erledigt haben, wir diese aber getrost ein andermal hätten erledigen können.

Letztendlich haben wir zwar dann „irgendetwas“ gemacht, aber nicht unbedingt das, was wir eigentlich machen hätten sollen.

Die Dauer der Aufgabe wird nicht berücksichtigt

Ein weiterer Grund, warum wir uns leider zu oft auf Punkt 1 konzentrieren, ist daß die Aufgaben unserer Liste nicht anhand des Faktors Zeit unterschieden werden.

Wir alle wissen, daß wir langwierige Aufgaben eher meiden, wenn wir alternativ Dinge anpacken können, die relativ zügig von statten gehen. Vor allem wenn wir ohnehin gehetzt sind und das Gefühl haben, keine Zeit zu haben.

Das bedeutet aber somit auch: Große Aufgaben haben fast keine Chance in Angriff genommen zu werden. Zumindest nicht, so lange kleine, schnell zu erledigende auf der Liste stehen.

Ein Müllhalde für jeden Quatsch

Daß Aufgaben auf eine To-Do Liste gehören, ist wohl jedem klar.

Daß Einkäufe, Lieblingsfilme, Termine, etc. NICHT darauf gehören, wissen viele jedoch nicht.

Ansonsten könnte man sich kaum erklären, warum To-Do Listen regelrecht mit jedem kleinen Sch… vollgemüllt werden.

Eine klare Abgrenzung der Aufgaben und eine gute Übersicht sind so kaum möglich.

Letztendlich führt das nur zu einer langen Liste, die im schlimmsten Fall genau den Stress unterstützt, den sie eigentlich verhindern sollte.

Priorisierung

Je mehr Aufgaben neu auf die Liste aufgenommen werden, desto größer die Wahrscheinlichkeit, daß sich auch die Priorisierung deiner Aufgaben ändert.

Falls du an dieser Stelle einwerfen möchtest, daß sich an der Priorisierung doch nichts ändern soll, dann bekommst du von mir an dieser Stelle ein herzliches: DOCH!

Wir leben in einer derart schnelllebigen Welt, daß etwas, das vorgestern noch wichtig war, heute aufgrund neuer Tatsachen schon weniger wichtig bzw. überflüssig sein kann.

Ob im Familienleben oder im Job: ein gewisser Grad an Flexibilität gehört eben dazu.

Wie aber willst du, daß in deiner ellenlangen Liste berücksichtigen bzw. täglich evaluieren?

Was genau wollte ich nochmal?

Meine To-Do’s lauteten manchmal „Mama“, „Real“ oder „Fahrrad“. Aber was genau wollte ich damit aussagen? Wollte ich Mama nur besuchen oder wollte ich etwas für sie besorgen? Was wollte ich eigentlich bei Real?

Weil wir unsere To-Do Listen „eigentlich“ nicht überfrachten wollen und meist nur schnell etwas darauf notieren, schreiben wir allzu oft viel zu kurz und knapp.

Blöd nur, wenn man erst später wieder eine bestimmte Aufgabe aufgreift und sich dann partout nicht mehr erinnern kann, warum man das notiert hatte.

Wann sollte eine bestimmte Aufgabe erledigt sein?

Keine Deadline für eine (Teil-)Aufgabe zu haben bedeutet, daß wir uns viel zu lange dafür Zeit lassen. Im Gegenzug verplempern wir damit viel zu viel Zeit, die wir für andere Aufgaben nutzen könnten.

Glaubst du nicht?

Beim Arbeiten folgen wir dem sogenannten Parkinson’schem Gesetz.

Das nach Cyril Northcote Parkinson benannte „Gesetz“ besagt, dass sich Arbeit genau in dem Maße ausdehnt, wie Zeit für die Erledigung zur Verfügung steht.

Wenn du normalerweise für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe 1 Stunde benötigst, dir aber plötzlich 1,5 Stunden zur Verfügung stehen, dann wirst du höchstwahrscheinlich auch die vollen 1,5 Stunden in Anspruch nehmen.

Nun rechne mal hoch, wie viele Punkte du auf deiner Liste stehen hast, die keine Deadline haben…..

Meine Meinung

Vor allem durch meine 2 Kids muss(te) alles noch einmal eine Spur enger getaktet sein. Schließlich möchte ich eine einigermaßen gute Balance zwischen Familie und Arbeit finden.

Keine Chance, daß eine To-Do Liste bei mir im Alltag funktioniert.

Und irgendwie kann ich mir auch nicht wirklich vorstellen, daß diese bei dir im Alltag funktioniert.

(Wobei ich mich sehr über einen Kommentar freuen würde, in dem du mir erklärst, wie du das hinbekommst.)

MERKE:

Wenn schon To-Do Liste, dann mach Plural daraus.

Mach dir mehrere To-Do Listen, die du strikt trennst, z.B. eine nur für die Arbeit, eine für dich persönlich privat, eine für die Familie, etc.

Vielleicht mag es dir unübersichtlicher erscheinen, plötzlich mehrere Listen zu haben. Aber glaub mir: da die einzelnen Listen nun überschaubarer sind, kannst du diese besser handhaben und strukturierter abarbeiten.

Meine Alternativempfehlung für dich:

Folgende Komponenten ergänzen sich wunderbar bei mir und meiner Frau, um die Familie und die Arbeit im Griff zu haben.

1. Trello

Trello ist eine web-basierte Software (auch als App fürs Handy erhältlich), die nach dem Kanban-Prinzip funktioniert. Stell dir einfach vor du würdest bei dir zu Hause eine große Tafel aufhängen. Darauf legst du Spalten an in die du mit Post-its deine Aufgaben anlegst, diese delegierst und mit deiner Familie gemeinsam abarbeitest. Nur daß du eben keine Wand brauchst, sondern nur Computer oder Handy. Funktioniert bei uns in der Familie top.

2. iCal/ google Calendar

Termine gehören in den Kalender und NICHT in eine To-Do Liste oder sonst irgendeine Liste. Einmal eintragen, nicht mehr daran denken müssen und sich daran erinnern lassen. Der digitalen Welt sei Dank. Punkt!

3. Panda Planner

Um sich weiterzuentwickeln und Dinge in Zukunft besser zu machen gehört es dazu, sich mit all dem auseinanderzusetzen, was man gemacht hat. Täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich.

Trello und ein ical/ google calendar sind super, wenn es darum geht zu dokumentieren was passieren WIRD. Da sich das immer wieder ändern kann, ist es besser, das auf digitale Art und Weise zu erledigen.

Panda Planner mit seinen extra Seiten für Reviews ist super, um zu dokumentieren was passiert IST.

Da es bereits geschehen ist, kann man das getrost analog festhalten. Mir persönlich fällt es zudem leichter, später einfach den Planner rauszuholen und darin zu stöbern, als irgendetwas auf der Festplatte zu suchen und am Bildschirm nachzulesen.