Familie, Alltag, Beruf. Eigentlich reichen diese 3 Worte allein schon aus um die Gewissheit zu erlangen, daß man ohne delegieren nicht durch den Tag kommt.
Leider ist es aber nicht mal so selbstverständlich Aufgaben abzugeben, wie man vielleicht erwarten könnte.
In diesem Artikel verrate ich dir, warum so viele Menschen Probleme damit haben, Aufgaben zu delegieren und welche 3 Schritte dir dabei helfen, Aufgaben erfolgreich abzugeben.
Was bedeutet eigentlich Delegieren?
Das Wort kommt aus dem Lateinischen und hat die Bedeutungen „hinschicken“, „anvertrauen“ oder „übertragen“. Zeitgemäß könntest du auch outsourcen sagen.
Beim Delegieren geht es also darum, Aufgaben, Kompetenzen oder Verantwortungsbereiche an (eine) andere Person(en) zu übertragen.
Sinnvoll ist das gerade deshalb, weil keiner von uns die eierlegende Wollmilchsau ist, die alles zu jeder Zeit und am besten noch gleichzeitig kann. (Nicht daß du das nicht schon gewusst hättest).
Für dich bedeutet das konkret selber mehr Entlastung zu erfahren bzw. mehr Zeit für (strategisch) wichtigere Dinge in deinem Alltag zu haben.
Zumindest in der Theorie.
Denn sei mal ehrlich: Sicher musstest auch du schon oft feststellen, daß du einfach nicht alles alleine machen kannst und dir Vieles über den Kopf wächst.
Aber hast du dann deine Aufgaben delegiert? Oder hast du doch nur wieder versucht, alles irgendwie selbst hinzubekommen?
Solltest du zu den Menschen gehören, die in bestimmten Bereichen einfach keine oder nur eingeschränkte Möglichkeit haben zu delegieren, weil du z.B. Alleinerziehend bist, keine Familie oder Freunde hast, die du einspannen kannst oder dir die finanziellen Mittel fehlen, dir Unterstützung zu besorgen, dann hast du ein gutes Argument, nicht zu delegieren.
Dir würde ich an dieser Stelle dringend empfehlen, dir gut zu überlegen, wie viele Aufgaben du in deinen Alltag packst, wie du diese Aufgaben einteilst und wann du Aufgaben besser ablehnst.
(Zu diesem Thema hilft dir vielleicht unser Online-Kurs).
Solltest du die Möglichkeit haben zu delegieren und es trotzdem nicht tun, dann lässt du hier eine riesige Möglichkeit aus, deinen Alltag von Stress und Hektik zu befreien.
Die Vorteile von Delegation
Delegieren hilft vor allem im stressigen Familienalltag dabei, effizienter und effektiver zu „arbeiten“.
Die Vorteile liegen hier auf der Hand. Wenn du Aufgaben abgibst, profitierst du gleich mehrfach davon:
- Du kannst dich auf für dich und den Moment wichtigere Aufgaben konzentrieren.
- Qualität: Deine persönlichen Ergebnisse werden besser, weil du deine Kräfte nun fokussierter einsetzen kannst.
- Quantität: Du sparst Zeit, weil die ganzen Aufgaben auf mehrere Schultern verteilt werden. Letztendlich schafft ihr mehr in der gleichen Zeit.
- Du steigerst durch Deligieren nicht nur die Effizienz. Du motivierst gleichzeitig deine Familienmitglieder/ Mitstreiter und förderst Kreativität und Eigeninitiative, indem du auch (Teile) wichtige(r) Aufgaben abgibst
Alles in allem spürst du dadurch weniger Stress & Hektik im Familienalltag. Und genau das ist es doch, worauf es ankommt, nicht wahr?
Warum viele Menschen kaum delegieren
Es gibt mehrere Gründe, warum Menschen kaum Aufgaben delegieren. Ein paar davon erfährst du im Folgenden. Ich bin gespannt, ob du dich auch irgendwo wiedererkennst:
„Niemand kann es so, wie ich es kann“
Ich glaube fast jeder von uns muss sich in diesem Punkt schuldig fühlen. Wer hat denn noch nicht von sich selbst gedacht der einzige Mensch weit und breit zu sein, der in der Lage ist, der hohen Qualität dieser bestimmten Aufgabe gerecht zu werden.
Und wenn es nicht der Qualität der Aufgabe geschuldet ist, dann eben der Geschwindigkeit, in der diese Aufgabe unbedingt erledigt werden muss. „Bevor ich lange jemanden frage, mache ich es doch gleich lieber selbst. Geht ja viel schneller.“
MERKE: Mag sein daß irgendwo ein Fünkchen Wahrheit darin steckt und du wirklich sehr gut und auch schnell im Erledigen einer bestimmten Aufgabe bist. Daß es aber wirklich niemanden geben soll, der die Aufgabe zumindest auch zufriedenstellend erledigen kann, ist eine Hürde, die wahrscheinlich nur wegen deinem Ego nicht genommen werden kann.
Der Aufwand ist viel zu groß
Vielleicht gehörst du ja zu denen, die schon allein beim Gedanken daran genervt sind, Aufgaben, die man selber im Schlaf beherrscht, jemanden erklären zu müssen.
Unseren Satz von oben müssen wir nur am Anfang abändern, um wieder die perfekte Ausrede zu haben.
„Bevor ich es lange jemanden erkläre, mache ich es doch gleich lieber selbst. Geht ja viel schneller.“
MERKE: Es mag schon sein, daß du die eine Aufgabe schneller erledigen kannst. Aber wenn du dir mal überlegst, wie viel Zeit deine Aufgaben täglich, wöchentlich, monatlich, etc. verschlingen, dann ist es wohl besser, die Aufgabe einmal richtig zu erklären, zu delegieren und in Zukunft abzugeben, als sie nicht zu erklären und ewig an der Backe zu haben.
„Mir hilft ja eh keiner“
Wie oft musste ich mir als Jugendlicher von meiner Mutter den Satz „mir hilft ja eh keiner“ anhören.
Innerlich hab ich dann immer mit den Augen gerollt und mir gedacht „du musst ja nur etwas sagen, wenn du Hilfe brauchst“ und mich danach wieder meinen Aufgaben gewidmet.
Aus heutiger Sicht weiß ich, daß ich auch ungefragt öfter helfen hätte können. Aber die „wenn die anderen die Arbeit sehen, werden sie schon von alleine darauf kommen mir zu helfen“ - Mentalität hat auf alle Fälle nicht dazu beigetragen, ihr konstant Arbeit abzunehmen.
Außerdem leben wir heutzutage doch alle auf unserer digitalen Autobahn, auf der man sich jederzeit in Höchstgeschwindigkeit von 1000 Dingen berieseln lassen kann.
Damit jemand überhaupt sieht, daß du in Aufgaben versinkst, muss er ja erst einmal bewusst verfolgen, was du machst. Das macht aber keiner, weil man seinen Rüssel doch lieber in Facebook, Google und Co. steckt, kaum hat man mal 3 Sekunden nichts zu tun.
MERKE: Niemandem in deinem Umfeld ist wahrscheinlich derart langweilig, daß er sich darum reißt, deine Aufgaben zu erledigen. Vielmehr musst du aktiv werden und klar delegieren, was wann von wem gemacht werden soll.
Letztendlich bleibt es doch wieder an mir hängen
Es kommt nicht selten vor, daß der Satz „letztendlich bleibt es doch wieder an mir hängen“ dazu benutzt wird, nicht sein Leid auszudrücken, sondern mal wieder richtig anzugeben und sich Schulterklopfer abzuholen.
Falls du zu denjenigen gehörst, dann kennst du das ja. Eine Zeit lang fühlt es sich toll an, daß du von anderen dafür bewundert wirst, wie viel du schaffst. Irgendwie hast du überall deine Finger im Spiel, denn du bist ja auch einer der wenigen, die so viele Dinge gleichzeitig können. Ob im Job oder der Familie, du lädst dir immer mehr auf, bis das Pendel irgendwann leider in die andere Richtung schlägt.
Die Aufgaben auf dem Schreibtisch oder der To-Do Liste türmen sich und du hast nicht mehr das Gefühl bewundert zu werden, sondern nur noch der „Depp vom Dienst“ zu sein.
Wo du zuvor noch gedacht hast der strahlende Held zu sein, merkst du nun, daß sich jeder daran gewöhnt hat, daß du alles machst. Und als ob das nicht schlimm genug wäre hat sich auch jeder daran gewöhnt, daß man Aufgaben bei dir abladen kann.
MERKE: Wirklich niemand zeigt Bewunderung für jemanden, der aus falschen Gründen keine Aufgaben abgibt. Wenn du zu diesen Personen gehörst, pass auf daß du nicht nur ausgenutzt wirst. Und deine wenigen positiven Gefühle aus der vermeintlichen Bewunderung werden ganz sicher ohnehin schnell durch Stress und Überforderung wieder aufgezehrt.
Angst davor, Schwäche zu zeigen
Ist es nicht so, daß man vor allem im Familienalltag immer den Eindruck erwecken möchte, daß man alles im Griff hat? Daß man der Fels in der Brandung ist, dem nichts und niemand etwas anhaben kann? Wäre es da nicht ein Zeichen von Schwäche, andere um Hilfe zu bitten? Alle anderen schaffen es doch scheinbar auch, MÜHELOS Kinder, Familie und Arbeit zu stemmen und dabei noch mega erfolgreich zu sein.
Und genau DU sollst nun Aufgaben abgeben und damit öffentlich zeigen, dass du es allein nicht schaffst?
MERKE: Sich selber fertig zu machen, weil man scheinbar nicht dem perfekten Bild entspricht, das man sich selbst von anderen macht, ist totaler Quatsch. Man verfällt in depressive Stimmung und hat nicht einmal ansatzweise etwas an der eigentlichen Situation geändert. Weder hat man die Aufgaben erledigt, noch ist man das Gefühl der Überforderung losgeworden. Also raus mit den schlechten Gedanken aus deinem Kopf und rein mit der Gewissheit: „Delegieren ist kein Zeichen von Schwäche, sondern dein Mittel um die Last des großen Ganzen auf mehrere Schultern zu verteilen. Für weniger Stress. Für ein besseres Ergebnis!“
Dein Vertrauen fehlt
Im Familienalltag fällt mir hier ein Paradebeispiel ein: Vertrauen in die Fähigkeiten der Kinder.
Hast du gewusst, daß Kinder bereits sehr früh prima im Haushalt mithelfen können? Wäsche sortieren, Geschirr in den Geschirrspüler packen, etc.. An dieser Stelle meine Frage an dich: “Hast du ZUGELASSEN, daß deine Kinder früh mithelfen durften?“
Meist scheitert deren Mithilfe allein daran, daß du nicht daran glaubst, dass sie in der Lage sind, die Aufgabe nach deinen Vorstellungen zu erledigen. Also so wie du sie gern hättest und selbst erledigen könntest.
Das Problem, das sich daraus ergibt: Je jünger sie sind, desto weniger Vertrauen hast du in sie (es könnte was kaputt gehen, es dauert alles so lange, etc.). Also lässt du sie auch nichts machen und delegierst keine Aufgaben, obwohl sie gerade in jungen Jahren oft sehr motiviert wären, der Familie zu helfen. Sie lernen daraus aber, daß ihre Hilfe nicht angenommen wird und sie erst gar keine Motivation zum Helfen haben brauchen.
Wenn sie dann älter sind und du mehr Vertrauen in ihre Fähigkeiten hast, möchtest du vielleicht gerne, daß sie nun mithelfen. Mittlerweile musst du sie aber dazu zwingen, da durch die Lehren der Vergangenheit nun jedwede Eigenmotivation flöten gegangen ist.
MERKE: Die Geschichte mit den Kindern kannst du 1:1 auch auf Erwachsene ummünzen. Wenn du kein Vertrauen zeigst, verbaust du dir vielleicht für die Zukunft wertvolle Hilfe. Wenn du aber zulässt, daß es eben zu Beginn vielleicht länger dauert und auch mehr Fehler passieren, dann wirst du feststellen, daß andere durch dein Vertrauen mit der Zeit vielleicht genau so gut oder vielleicht sogar besser werden als du. Du dich also nicht nur um weniger Aufgaben kümmern musst, sondern diese auch noch besser erledigt werden.
Wenn du dich in dieser Beschreibung nicht wieder erkennst, dann hast du vielleicht gar kein Problem damit, Aufgaben zu delegieren. Falls du aber deine Finger trotzdem immer noch im Spiel haben möchtest, weil du Aufgaben zwar abgeben, jedoch nicht ganz loslassen kannst, dann habe ich später noch Tipps für dich.
Wie du mit Delegation Schritt-für-Schritt beginnst
Wenn du bisher immer Schwierigkeiten damit gehabt hast, Aufgaben abzugeben, dann helfen dir folgende Schritte dabei, dich und deine Delegationsempfänger langsam an das Thema heranzutasten.
Schritt 1: Werde dir erst einmal darüber klar, was du willst
Bevor du jemandem eine Aufgabe aufs Auge drückst, solltest du dir folgende Fragen stellen:
- Welche meiner Aufgaben erledige ich nicht selber, sondern delegiere ich. Bei den 1000 Alltagsdingen die du zu erledigen hast eine gar nicht mal so einfache Entscheidung. Hierzu kannst du z.B. Hilfsmittel wie die Eisenhower Matrix verwenden oder dir 3 einfache Fragen stellen „Welche Aufgaben kann wirklich nur ich erledigen?“, "Für welche Aufgaben brauche ich ohnehin Hilfe?", "Für welche Aufgaben sind andere besser geeignet als ich?"
- Umfang der Aufgabe: Gebe ich die gesamte Aufgabe ab oder etwa nur Teile davon. Denke daran, daß du fast jede Aufgabe in viele kleinere unterteilen kannst. Nehmen wir als Beispiel Wäsche waschen. Diese „große“ Aufgabe ist ja möglicherweise unterteilt in „Dreckwäsche ins Waschzimmer bringen“, „dreckige Wäsche sortieren“,“Waschmaschine befüllen“,“Waschmaschine einschalten“,“Waschmaschine ausschalten und Wäsche entnehmen“,“Wäsche in den Trockner/ auf die Wäscheleine“,“bügeln“. Muss dein Delegationsempfänger alle Aufgaben erledigen oder z.B. nur Teile davon und den Rest machst du?
- Wer soll die Aufgabe für mich übernehmen? Wähle im Zweifelsfall die Person, die die Aufgabe am besten erledigen kann – nicht unbedingt die, die gerade am wenigsten zu tun hat. Eventuell wählst du auch eine Person, die zwar jetzt noch nicht perfekt für die Erledigung deiner Aufgabe geeignet ist, die du jedoch unterstützen und fördern kannst. Hier ist dein Bauchgefühl gefragt.
Schritt 2: Mache dir von Beginn an bewusst, welche Fehler du vermeiden musst
- Vermeide unklare Vorgaben: Aufgaben können nur so gut erledigt werden, wie man verstanden hat, um was es sich dreht. Für den Start eignen sich Checklisten prima, um die einzelnen, zielführenden Schritte zu vermitteln.
- Aufgaben delegieren bedeutet auch, sich nicht andauernd einzumischen: Jemandem ständig über die Schulter zu schauen ist zum einen nicht gerade vertrauenserweckend, zum anderen hättest du die Aufgabe dann doch wieder selber machen können. Signalisiere stattdessen, dass du die Aufgabe vollständig übergibst, aber für Fragen zur Verfügung stehst.
- Prüfe das Ergebnis: Klar, du hast die Aufgabe abgegeben. Das bedeutet aber nicht, daß du nicht kontrollieren müsstest, ob alles richtig gelaufen ist. Außerdem kannst du deinen Delegationsempfänger auch nur für weitere Aufgaben motivieren, wenn du ihm nach getaner Arbeit sagen kannst, wie toll er die Aufgabe erledigt hat.
- Vergiss niemals gute Arbeit wertzuschätzen! Egal ob für Teilschritte oder bei Beendigung der Aufgabe, gib positives Feedback wann immer es passend ist.
Schritt 3: Die 4 Meilensteine der Delegation
Die bloße Abarbeitung der Aufgaben
Hier verteilst du eine Checkliste, damit die Aufgaben eins zu eins abgearbeitet umgesetzt werden. Checklisten sind super, um Personen Aufgaben erledigen zu lassen, die sie vorher noch nie gemacht haben oder die einen strikten Ablauf verlangen.
Da du alles fix vorgegeben hast, muss dein Delegationsempfänger sich um nichts kümmern und schon gar keine eigenen Ideen mit einbringen.
Bsp: Du machst eine Checkliste für die Kinder, wie die Waschmaschine bedient wird. Oder du machst eine Checkliste, wie du gern hättest daß geputzt wird.
Eigenständige Einarbeitung in die Aufgabe
Deine Checkliste liegt noch vor, jedoch kann sich dein Delegationsempfänger mehr selbst mit einbringen. Je länger du jemand anderen eine bestimmte Aufgabe bearbeiten/ abarbeiten lässt, desto mehr wird diese Person ihre eigene Herangehensweise, Ideen oder alternativen Möglichkeiten mit einbringen oder auch umsetzen wollen.
Lass dir aber in dieser Phase noch eine Begründung geben, warum die Aufgabe anders als auf deiner Checkliste beschrieben abgearbeitet bzw. bearbeitet werden soll. Das hat weniger damit zu tun, daß du auf dein Recht des "ich weiß es besser" pochen musst.
Vielmehr hat das den Effekt, daß ihr beide eure Köpfe zusammenzustecken und so die eingesessene und die unverbrauchte Ansicht/ Meinung zu dem Thema zusammenwerfen und dadurch eventuell gemeinsam eine viel bessere Herangehensweise entwickeln könnt.
Bsp: Du hattest bisher eine bestimmter Art deine Wohnung zu putzen, durch die ein für dich perfektes Putzergebnis garantiert war. Daß es jemand jetzt plötzlich anders machen will als du bringt dich dazu, daß du die Aufgabe eigentlich gar nicht mehr gerne abgeben möchtest.
Lass dir eine Begründung geben, warum man es anders machen sollte, als du es bisher gemacht hast. Nutze diesen Moment unbedingt dazu hervorzuheben, was das eigentliche Ziel ist, also wie du gerne hättest, daß die Wohnung nachher aussieht.
Alle Methoden/ Herangehensweisen, die zu diesem oder einem besseren Ergebnis führen sind erlaubt.
Entscheidungen mit Rückmeldung
Hier trifft dein Delegationsempfänger eigenständig eine Entscheidung, sagt dir aber später noch, was er getan hat. Hast du es bis zu diesem Schritt geschafft, dann hast du die Aufgabe schon fast vollständig abgegeben.
Bei Haushaltstätigkeiten kannst du ab diesem Schritt schon davon ausgehen, daß du dich nicht mehr darum kümmern musst und auch nichts mehr aktiv davon mitbekommst.
Bei größeren Entscheidungen bekommst du hier noch Rückmeldung WARUM etwas auf eine bestimmte Art und Weise gemacht wurde.
Entscheidungen ohne Rückmeldung
Das wäre der erstrebenswerteste Schritt von allen, denn hier werden deine Aufgaben von einer Person die dein vollstes Vertrauen genießt abgearbeitet, ohne daß du noch irgendetwas damit zu tun hast.
Hier bekommst du von deinen delegierten Aufgaben gar nichts mehr mit (im positiven Sinne), sondern kannst dich ganz auf dich selbst fokussieren.
Fazit:
Delegieren ist mit Sicherheit nicht so einfach, wie es sich in der Theorie immer anhört. Es gibt einige Stolperfallen, auf die du aufpassen musst.
Der Sweetspot liegt hier irgendwo zwischen genügend Kontrolle auf der einen Seite und so wenig Einmischung deinerseits auf der anderen Seite.
Aber auch wenn es im ersten Moment für dich anstrengender wirkt Aufgaben abzugeben, anstatt sie selber zu erledigen. Die oben beschriebenen Vorteile sind ein gewichtiges Argument, es zumindest einmal zu versuchen.
