Wie wir Aufgaben richtig planen

Jeder von uns muss täglich Entscheidungen treffen, wie wir unsere Aufgaben & großen und kleinen Projekte priorisieren. Was erledigen wir, was schieben wir oder was lassen wir einfach ganz bleiben.

Leichter gesagt als getan.


Meist spielen wir nur permanent Feuerwehr und lösen genau diejenigen Aufgaben, die am lautesten „schreien“. Wundert es dann jemanden, wenn wir deswegen wichtige Aufgaben übersehen und diese ewig liegen bleiben?

Wenn wir es andererseits schaffen an unseren wichtigen Langzeitprojekten zu arbeiten, dann türmen sich nicht selten unsere kurzfristigen und meist dringenden Aufgaben auf.

Das Ergebnis beider Optionen: Ein Gefühl der Überforderung, latente Unruhe und ein schlechtes Gewissen, weil man weiß, daß etliche Sachen liegenbleiben, die gemacht werden müss(t)en.

Aufgaben priorisieren

Zu viele „Aufgaben & Projekte“

Egal ob im Beruf oder im Familienleben, wir alle sind doch Meister im Verstricken in zu viele Aufgaben und Projekte auf einmal.


Als Elternteil nimmt man sich vor mit dem Knirps auf den Spielplatz zu gehen, gleich nachdem man die Wohnung tipptopp in Schuss gebracht hat und man gleichzeitig noch den Kuchen für den Kindergarten backen wollte.


In der Arbeit nimmt man sich der Arbeit des kranken Kollegen mit an, obwohl der eigene Schreibtisch vor Arbeit überquillt.


Und als Selbständiger hat man doch ohnehin gleichzeitig 5 Projekte nebeneinander laufen und noch 10 neue Projektideen in der Schublade, die man doch am liebsten alle gleichzeitig anpacken würde.

Grundsätzliche Probleme mit der Priorisierung

Mythos multitasking - wir können niemals erfolgreich mehrere Projekte gleichzeitig verfolgen

Multitasking funktioniert ja bekanntlich nicht wirklich, auch wenn sich manche von uns damit brüsten, Meister darin zu sein.


Es mag bei ganz einfachen Tätigkeiten funktionieren, die ohnehin auf Autopilot laufen. Aber im Normalfall führt Multitasking dazu, daß wir die Aufgaben alle viel langsamer abschließen, als wenn wir sie nacheinander abgearbeitet hätten. Oder aber wir machen zwar alles parallel, aber nichts davon wirklich richtig.

Und handelt es sich dann auch noch um Projekte, bei denen wir von Null anfangen müssen, dann wird die Sache nochmal schwieriger.


Projekte, die bereits am Laufen sind, können mit weniger Einsatz am Laufen gehalten werden und lassen sich besser parallel managen. Fängt man aber bei Null an, dann braucht es sehr viel Energie, um diese überhaupt ins Laufen zu bringen.


Also welches Projekt hat die Priorität Nummer 1? Wenn man sich selbst auf zu viele Projekte verteilt, wird es fast unmöglich, zu einem positiven Ergebnis zu kommen.

wir tun uns oft schwer, den Umfang realistisch einzuschätzen

Aufgaben priorisieren kannst du oft nur dann, wenn du den kompletten Umfang einschätzen kannst.


Aber wie oft hast du dir schon gedacht „ach komm, das schaff ich schon noch zusätzlich“ oder „das hab ich zügig erledigt“ und später dann einsehen müssen, daß das eine totale Fehleinschätzung war?


Falls du dich an dieser Stelle dabei ertappst, daß dir das öfter passiert, dann brauchst du keine Angst haben. So ergeht es nicht nur dir, sondern sehr vielen Menschen. Gerade wenn es sich um Dinge handelt, die wir noch nie gemacht haben oder sehr selten tun, lässt uns das die Situation falsch bewerten.


Und da wir uns zudem fast nie Puffer für Unerwartetes einplanen, wird aus dem „hab ich gleich erledigt“ schnell ein „das wird mir gerade echt zu viel“.

Was tun, wenn du merkst, daß es nicht richtig läuft und du umplanen musst?

Dazu kann ich dir gleich einen wichtigen Gedanken an die Hand geben:

„Schlimm ist nicht DASS man umplanen muss. Schlimm ist nur, wenn man damit nicht klarkommt“

Wenn du an einem Punkt bist, an dem dir alles über den Kopf wächst und du alles nur noch halbherzig erledigen kannst, dann verinnerliche dir folgende Basics:

Vergiss dein schlechtes Gewissen

Irgendwie läuft es doch immer so, daß wir es sofort als Scheitern ansehen, wenn wir nicht alles schaffen, was wir uns vorgenommen haben.


Aber anstatt dich z.B. zu fragen „Warum hab ich schon wieder 3 Dinge auf meiner To-Do Liste nicht geschafft?“ solltest du dich lieber fragen „Waren die Dinge, die ich erledigt habe, wichtiger als die 3 Dinge, die ich nicht geschafft habe?“.


Wenn du diese Frage mit JA beantworten kannst, dann hast du anscheinend alles richtig gemacht. Ein schlechtes Gewissen brauchst du hier nicht haben!

Sei flexibel

Es ist überhaupt kein Drama, wenn man seinen eigenen Plan nicht auf die Art einhalten kann, wie man ihn sich vorher in seiner Idealvorstellung zusammengebastelt hat.


Wenn du im Familien- oder Berufsleben flexibel bleiben willst (wollen wir das nicht alle?), dann gehört eine regelmäßige Plananpassung ohnehin zu deinem Alltag.


Denn dann bewertest du täglich deine Situation neu und passt dein Vorgehen dahingehend an, daß du dich immer auf die Dinge konzentrierst, die in deinem Leben gerade (am) wichtig(sten) sind (Achtung: damit meine ich NICHT die Dinge, die am lautesten schreien!).


Entsprechend stellst du eventuell fest, daß es letztendlich richtig war, eine Aufgabe unter den Tisch fallen zu lassen

Vergiss Perfektionismus

Wenn du deine „Arbeit“ ständig überprüfst und einen übermäßigen Wert auf eigentlich vernachlässigbare Details legst, kostet das nur Zeit und Nerven und steht in keinem Verhältnis zum „perfekten Ergebnis“.


Es reicht in den meisten Fällen vollkommen aus, deine Aufgaben nur „gut“ zu erledigen und dafür mehr Aufgaben zu erledigen, anstatt 1 Aufgabe vermeintlich perfekt zu erledigen und ansonsten aber nichts zu schaffen.

vermeide Ablenkungen so gut es geht

Nur du kannst einschätzen, wie anfällig du für Ablenkungen bist. Wenn ich dir jedoch erzähle, daß du im Schnitt 13min brauchst, bist du nach einer Ablenkung wieder konzentriert an deiner Aufgabe sitzt, dann kannst du dir selbst ausmalen, ob du deine Aufgaben evtl. nicht geschafft hast, weil du zu viel Zeit verplempert hast.


Installiere dir z.B. blocking Apps, wenn du zu viel Zeit in der digitalen Welt verplemperst. Oder mach deinen Mitmenschen so gut es geht klar, wann du gestört werden darfst und wann nicht.

Und mit diesen 4 Punkten im Hinterkopf beginnst du nun deine Planung.

Priorisiere deinE Aufgaben - und zwar auf die richtige art

1. Schreib dir deine Aufgaben IMMER auf

Auch wenn du glaubst, daß du alles im Kopf hast, schreib dir deine To-Do’s IMMER auf.


Dazu reicht dir im einfachsten Fall ein Stift und ein Blatt Papier, auf das du ungeordnet deine ganzen To-Do’s aufschreibst.


Alternativ kannst du auch Planner, wie z.B. den Panda-Planner benutzen. Ich selber benutze dafür die App Trello, da mich die Nachteile einer papiergestützten To-Do Liste wie in diesem Artikel beschrieben stören. 

Merke: Dein Kopf ist kein verlässlicher Partner wenn es darum geht, sich an alles zu erinnern, was gerade ansteht. Eine flexible To-Do Liste sammelt alle deine Aufgaben ohne daß du ständig daran denken musst.

2. Identifiziere die wichtigsten Aufgaben

Nimm dir nun deine To-Do’s und überlege dir, wodurch der größte Nutzen entsteht bzw. wodurch der größte Schaden verhindert wird, wenn du die Aufgabe erledigst. Damit deckst du automatisch wichtige und/oder dringende Aufgaben ab und diese stehen ganz oben auf deiner Liste. 


Aufgaben hingegen, die keinen erkennbaren Nutzen haben oder keinen Schaden anrichten können, wandern auf deiner Prioritätenliste ganz nach unten. Diese erledigst du zum Teil entweder gar nicht oder gibst sie einfach an andere Personen ab. 

3. Arbeite deine Liste ab

Die Aufgabe mit der obersten Priorität ist auch diejenige Aufgabe, die du als erstes anpackst. Lass dich dabei nicht von Nebensächlichkeiten ablenken und bleib auf die Aufgabe fokussiert.


Sofern du zum Abschluss deiner Aufgabe nicht auf jemanden oder etwas warten musst (z.B. kannst du den Blogpost erst online stellen, wenn dir dein Designer das Titelbild geliefert hat), fängst du Aufgabe Nummer 2 erst an, wenn Aufgabe Nummer 1 abgeschlossen ist.

Achtung: Wenn du feststellst, daß eine Aufgabe zu groß gewählt ist, dann überlege dir, ob du diese evtl. in kleinere Teilschritte zerlegen solltest. Denk hier nur daran, Punkt 2 dann nochmal zu durchlaufen, bevor du weitermachst.

4. Reagiere auf deine Umwelt

Es wäre zu schön um wahr zu sein, wenn wir von unserem Alltag nicht täglich mit unerwarteten Dingen konfrontiert werden würden.


Jetzt wäre es aber falsch zu sagen: „ich habe meinen Plan schon gemacht, davon weiche ich nicht mehr ab!“, schließlich sollst du ja so flexibel wie möglich bleiben.


Wenn du also im Laufe des Tages einen neuen Eintrag auf deiner To-Do Liste machst, dann springe gleich wieder zu Punkt 2 und überprüfe deine Priorisierung.


Vielleicht kann die neue Aufgabe noch warten. Vielleicht ist sie aber auch wichtiger, als alles was du heute morgen noch als wichtig erachtet hattest.

Merke: Jeder neue Eintrag verändert die Reihenfolge deiner Prioritäten. Beachte das!

5. Kontrolliere das Erreichte

Mach am Ende deines Tages ein Review von dem was du erreicht hast und von dem was noch offen steht. Wenn du das Gefühl hast, daß etwas schlecht gelaufen ist, dann versuche daraus Rückschlüsse zu ziehen und es beim nächsten Mal besser zu machen.


Dein Tag ist hiermit abgeschlossen und du beginnst morgen erneut bei Punkt 2.

Funktioniert iN Allen Bereichen

Ich weiß, daß viele Menschen immer nach dem heiligen Gral suchen und dabei völlig vergessen, daß es oft die einfachen Lösungen sind, die einem im Leben weiterbringen.


Oben genannte Punkte funktionieren sowohl im Familienalltag, wie auch im Unternehmen. Keine extra Schritte notwendig.


Das Entscheidende ist ohnehin nur, daß du die Priorisierung deiner Aufgaben täglich vornimmst. So hast du immer die gerade für dich wichtigen (und dringenden) Aufgaben fest im Blick.


Und damit gewinnst du auch die Kontrolle darüber, daß dir nichts so schnell über den Kopf wachsen kann!

Wenn es dich interessiert

 

  • wie du deine Aufgaben planst, so daß dir mit Sicherheit keine mehr durch die Finger schlüpfen
  • welche Tools du verwenden kannst, um aktiv deinen Alltag zu bestimmen
  • und wie du deine eigenen Ziele trotz vieler Aufgaben und Verpflichtungen verfolgst

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